Ontvangstregistratie

Ontvangstregistratie is het registreren van ontvangen goederen, documenten of informatie in een administratie- of informatiesysteem. Het doel is om een traceerbaar en betrouwbaar overzicht te geven van wat er is ontvangen, door wie en wanneer, zodat controles, afhandeling en verdere verwerking mogelijk zijn.

De registratie vindt plaats in uiteenlopende contexten, zoals logistiek en inkoop, productie, administratie, zorg en dienstverlening. In de praktijk kan ontvangstregistratie handmatig gebeuren of geautomatiseerd via scans van barcodes of RFID-tags, gekoppeld aan een ERP-, WMS- of documentmanagementsysteem. Bij de registratie worden meestal gegevens vastgelegd zoals datum en tijd van ontvangst, afzender, referentie (bijvoorbeeld bestel- of factuurnummer), hoeveelheid of inhoud, serienummers of batchnummers, en de staat van de ontvangen goederen. Eventuele afwijkingen of beschadigingen worden eveneens vastgelegd, evenals de wijze van levering en de toegepaste ontvangstbevestiging.

Het proces omvat doorgaans drie stappen: ontvangst en verificatie tegen eenOrder of inkoopdocument, registratie in het systeem en het genereren van een ontvangstbevestiging of doorstroming naar de volgende processtap (bijv. opslag, kwaliteitscontrole of facturering). Een goede ontvangstregistratie levert een betrouwbare audittrail, ondersteunt voorraadbeheer, draagt bij aan een correcte financiële verantwoording en verhoogt de operationele efficiëntie.

Belangrijke overwegingen zijn onder andere integriteit van data, beveiliging en privacy (AVG/GDPR) bij het verwerken van persoons- of leveranciersdata, en bewaartermijnen volgens interne en wettelijke vereisten.