Mandantenakten

Mandantenakten bezeichnet die Gesamtheit der Unterlagen, die ein Rechtsanwalt, Notar oder Steuerberater im Rahmen der Mandatsführung zu einem Mandanten anlegt und führt. Sie dienen der Dokumentation des Auftrags, der Nachverfolgbarkeit von Entscheidungen und der rechtlichen Vertretung. Mandantenakten können als physische Ordner oder als digitale Akte in einem Aktenverwaltungssystem geführt werden.

Der Inhalt einer Mandantenakte umfasst in der Regel Korrespondenz, Schriftsätze, Verträge und Vereinbarungen, Gerichtsdokumente, Belege, Rechnungen, Kalendernotizen, Mitschriften aus Gesprächen sowie Kopien relevanter Unterlagen und E-Mails. Die Akten werden meist fallbezogen nach Aktenzeichen oder Mandanten-ID strukturiert, ergänzt durch Metadata wie Mandantennamen, Datum und Versionen.

Rechtliche und ethische Grundlagen

Die Führung von Mandantenakten unterliegt der Schweigepflicht und dem Berufsgeheimnis. Zusätzlich finden sich datenschutzrechtliche Vorgaben (DSGVO/DSG) sowie landesspezifische berufs- und aufbewahrungsrechtliche Regelungen. Ziel ist der Schutz personenbezogener Daten und die sichere, nachvollziehbare Bearbeitung von Mandaten.

Zugriff, Sicherheit und Integrität

Der Zugriff auf Mandantenakten ist auf autorizierte Personen beschränkt. Notwendige Sicherheitsmaßnahmen umfassen Zugangskontrollen, Verschlüsselung, regelmäßige Backups, Audit-Trails und Schulungen des Personals, um Vertraulichkeit und Integrität der Akten zu gewährleisten.

Aufbewahrung und Vernichtung

Aufbewahrungsfristen richten sich nach nationalem Recht, Dokumenttyp und steuerlichen Vorgaben; sie können mehrere Jahre betragen. Nach Ablauf oder bei Beendigung des Mandats erfolgt eine rechtssichere Archivierung oder vernichtende Löschung unter Berücksichtigung der Datenschutzbestimmungen und der jeweiligen Archivpflichten. Digitale Akten sollten regelmäßig auf Aktualität, Rechtskonformität und Datensicherheit geprüft werden.