Inventarisprocessen

Inventarisprocessen verwijzen naar de gezamenlijke procedures, controles en systemen die een organisatie gebruikt om voorraden en activa te beheren. Ze bestrijken het gehele proces van ontvangst en opslag tot opname, beweging en rapportage van voorraad. Doel is om de beschikbaarheid, nauwkeurigheid en kostenbeheersing van voorraden te verbeteren, en om toezicht en verantwoording te waarborgen.

De scope omvat doorgaans magazijnvoorraad, productiematerialen, kantoorartikelen en kapitaalgoederen, evenals de bijbehorende administratieve verwerking. Kernonderdelen zijn onder meer codering en identificatie (bijvoorbeeld SKU’s, barcodes of RFID), registratie van voorraadbewegingen (ontvangst, uitgifte, interne verplaatsingen, aanpassing), en tellingen met reconciliatie tussen de feitelijke voorraad en de administratieve registratie. Ook waardering en afschrijving van voorraad volgens gangbare kostprijssystemen spelen een rol, afhankelijk van de verslaggevingsnormen.

Inventarisprocessen kunnen worden uitgevoerd via periodieke tellingen of als continue (perpetual) tellingen waarin mutaties direct worden geregistreerd. Technologisch ondersteunen ERP-systemen, barcodescanning, RFID en mobiele apparaten de uitvoering en rapportage. Goede governance is essentieel, met taken scheiding, audit trails en gestandaardiseerde procedures (SOP’s).

Resultaten van effectieve inventarisprocessen zijn onder meer verhoogde nauwkeurigheid van voorraadgegevens, lagere derving, betere voorraadrotatie en betere inkoop- en productieplanning. Uitdagingen zijn onder meer afwijkingen tussen fysieke voorraad en systeemdata, veroudering en naleving van regelgeving. Best practices omvatten regelmatige reconciliatie, regelmatige tellingen, duidelijke eigenaarschap en voortdurende training.