Inköp

Inköp är processen att skaffa varor, tjänster eller entreprenader från externa leverantörer för att möta en organisations behov. Den omfattar hela livscykeln från behovsanalys och planering till upphandling, kontraktsskrivning och uppföljning av leverantörer. I svenskt sammanhang används ofta inköp som ett samlingsbegrepp för procurement, där målet är att skapa värde genom kostnadseffektivitet, kvalitet och leveranssäkerhet.

Viktiga aktiviteter inkluderar behovsidentifiering, kravspecifikation och marknadsanalys, leverantörsurval och upphandling, prissättning och kontraktsförhandling, beställning, leverans och fakturering samt kontraktsuppföljning. Riskhantering inbegriper leveranssäkerhet, kvalitet, efterlevnad och compliance samt ekonomisk riskbedömning.

Organisationen kan dela upp inköpsaktiviteter i strategiska och operativa dimensioner, samt direktinköp (varor och tjänster som används i produktionen) och indirekt inköp (till exempel kontorsmaterial och tjänster). Centraliserade upphandlingsfunktioner används ofta för volymfördelar och enhetlig styrning, medan decentraliserade modeller kan ligga närmare verksamheten och lokala behov.

Metoder och verktyg inkluderar konkurrensutsättning genom anbud, RFP/RFQ och förfrågningsunderlag, samt ramavtal. Digitala upphandlingsplattformar och e‑procurement blir allt vanligare, liksom elektroniska kataloger och e‑auktioner. Hållbarhet, etik och uppförandekoder får allt större vikt i inköpsarbetet.

Resultatmätning och styrning inkluderar nyckeltal som kostnadsbesparingar, total ägandekostnad, ledtider, leveransprecision, kvalitet och leverantörs- samt kontraktsprestanda. Offentlig upphandling regleras av lagar och ramverk som syftar till öppenhet och konkurrens, medan privata inköpsorganisationer fokuserar på effektiva processer och leverantörsrelationer.