inköpsarbetet

Inköpsarbetet är den samlade arbetsprocessen för att planera, genomföra och följa upp köp av varor och tjänster inom en organisation. Målet är att få rätt kvalitet, i rätt tid och till bästa möjliga kostnad, samtidigt som risker, hållbarhet och compliance hanteras. Inköpsarbetet omfattar både strategiska frågor om vilka varor och tjänster som behövs och hur leverantörer ska väljas, samt operativa moment som beställningar, leveransuppföljning och fakturering.

Processen brukar delas upp i flera steg. Behovsanalys och kravställning följs av marknads- och leverantörsundersökning. Vidare görs ofta upphandling eller förhandling, och avtal tecknas ofta i form av ramavtal eller specifika kontrakt. Efter köpet följer leveranshantering, uppföljning av leveranskvalitet och leverantörsrelationer samt fakturahantering och betalning. Inköpsarbetet kan vara strategiskt eller operativt: strategiskt fokus på kategori- och leverantörsval samt långsiktig kostnadsstruktur, operativt fokus på orderhantering och daglig leverantörskommunikation.

Organisation och styrning varierar, men ofta finns en kombination av centraliserade och lokala inköp, uppställda riktlinjer och etiska krav. Vanliga verktyg är e-upphandling, ERP-/inhämtningsmoduler och leverantörsrelationshantering. Viktiga områden är upphandling/lovgivning (särskilt i offentliga sektorn), avtalsförvaltning, riskhantering, hållbarhet och mätning av leverantörsprestationer samt besparingsarbete och total ägandekostnad. Kompetenser inkluderar kravanalys, kostnadsnyttoanalys, förhandling och leverantörsbedömning.