Factuurverwerking

Factuurverwerking is het proces waarbij organisaties leveranciersfacturen ontvangen, verwerken en betalen. Het omvat de vastlegging, verificatie, codering en boeking van factuurgegevens in het financiële systeem. Facturen kunnen op papier, per e-mail of elektronisch binnenkomen; moderne praktijken maken gebruik van OCR, AI en elektronische gegevensuitwisseling om gegevens te extraheren en de verwerking te sturen.

Belangrijke stappen zijn ontvangst, gegevensextractie (factuurnummer, datum, leverancier, line items, bedragen, btw), controle en matching met inkooporders (drie-weg matching) of met ontvangstbewijzen (twee-weg), validatie van bedragen en btw, en afhandeling van afwijkingen via een goedkeuringsworkflow. Na goedkeuring worden de factuurgegevens geboekt en de betaling gepland. Systemen integreren met ERP- of boekhoudsystemen en kunnen automatisering inzetten zoals RPA en automatische betalingsruns. Master data management en audit trails ondersteunen governance.

Voordelen van effectieve factuurverwerking zijn onder meer operationele efficiëntie, minder fouten, snellere betalingen en betere cashflow en compliance. Uitdagingen bestaan uit ontbrekende of foutieve gegevens, dubbele facturen, frauderisico, uiteenlopende factuurnormen en een hoog aandeel handmatige stappen, evenals afhankelijkheid van accurate leveranciersdata. KPI’s die vaak worden gebruikt zijn doorlooptijd, kosten per factuur, percentage automatisch verwerkte facturen en Days Payable Outstanding (DPO). Relevante overwegingen bij implementatie zijn procesmodellering, data kwaliteit, verandermanagement en de afweging tussen cloud- en on-premise oplossingen, naast wetten en normen rond e-invoicing en btw-regelgeving.