Entscheidungsdokuments

Entscheidungsdokumente sind formale Unterlagen, die wesentliche organisatorische Entscheidungen festhalten. Sie dienen der Transparenz, der Nachvollziehbarkeit von Entscheidungsprozessen und der Rechenschaftspflicht gegenüber Stakeholdern. Typisch finden sich sie in Unternehmen, öffentlichen Verwaltungen, Projekten sowie in der IT- und Architekturplanung.

Zweck und Nutzen von Entscheidungsdokumenten besteht darin, das zugrunde liegende Problem, die abgewogenen Optionen, die Bewertungskriterien, die getroffene Entscheidung sowie die verantwortlichen Personen und Termine festzuhalten. Sie schaffen eine verlässliche Referenz für Umsetzung, Prüfung und spätere Audits und erleichtern die Kommunikation mit Betroffenen.

Inhalte von Entscheidungsdokumenten umfassen meist: Problemstellung, Zielsetzung, dargestellte Optionen, Bewertungskriterien, Kosten und Nutzen, Risiken und Gegenmaßnahmen, die getroffene Entscheidung und deren Begründung, Verantwortlichkeiten, den Umsetzungsplan, Termine und Budget sowie Verweise auf Quellen und unterstützende Unterlagen.

Typen und Kontexte variieren je nach Organisation. In Unternehmen können es Entscheidungsmemos, Beschlussvorlagen, Vorstandsbeschlüsse oder Freigabebescheide sein. In der öffentlichen Verwaltung entsprechen sie oft Beschlüssen, Beschlussvorlagen oder Genehmigungen. In der IT-Governance dienen sie der Architektur- oder Technologieentscheidung und bilden einen Bestandteil des Entscheidungsmanagements.

Prozess und Lebenszyklus von Entscheidungsdokumenten beinhalten Vorbereitung, Prüfung, Beschlussfassung, Dokumentation, Kommunikation und Umsetzung sowie spätere Überprüfung. Standards wie Vorlagen, Versionierung und Verknüpfung mit relevanten Dokumenten unterstützen die Nachvollziehbarkeit. Langfristig tragen sie zur Compliance, zur historischen Dokumentation und zum organisationalen Lernen bei.