Entscheidungsdokumente

Entscheidungsdokumente sind formale Unterlagen in Organisationen, die eine Entscheidung festhalten. Sie bündeln Kontext, Optionen, Begründung, Entscheidung, Auswirkungen und Verantwortlichkeiten, um Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Rechenschaft sicherzustellen.

Typische Bestandteile eines Entscheidungsdokuments sind Titel, Datum, Ziel der Entscheidung, Hintergrund und Problemstellung, verschiedene Optionen mit Vor- und Nachteilen, Bewertungskriterien, die empfohlene Alternative, Begründung, die getroffene Entscheidung, erwartete Auswirkungen (finanziell, zeitlich, personell), Abhängigkeiten, Verantwortlichkeiten, ein Umsetzungsplan sowie Hinweise zur Nachkontrolle oder Überprüfung.

Anwendungsbereiche variieren je nach Kontext. Entscheidungsdokumente kommen in strategischen, operativen oder beschaffungsbezogenen Zusammenhängen zum Einsatz, können als Entscheidungsprotokolle oder als Einträge in einem Entscheidungsregister geführt werden und dienen der lückenlosen Dokumentation über mehrere Phasen hinweg. Sie bilden oft die Grundlage für Genehmigungen, Budgetfreigaben und Folgeentscheidungen.

Verwendung und Governance verankern sich üblicherweise im Entscheidungsmanagement. Sie sind eng verknüpft mit Business Case, Projektauftrag, Governance-Charta und Stakeholder-Sign-offs. Nach der Entscheidung sollten Umsetzung, Fortschritt und Auswirkungen überwacht und der Status im Entscheidungsdokument festgehalten werden.

Best practices umfassen eine klare Zieldefinition, eine evidenzbasierte Bewertung der Optionen, eine transparente Gegenüberstellung von Vorteilen und Risiken, eindeutige Verantwortlichkeiten, Fristen und Versionierung, sowie eine rechtskonforme Archivierung. Offenlegung von Annahmen und Risikobetrachtungen erhöht die Nachvollziehbarkeit und erleichtert spätere Revisionen.