Entscheidungsdokument

Ein Entscheidungsdokument ist ein formales Dokument, das eine beschlossene Maßnahme, deren Begründung und die Abwägung von Optionen festhält. Es dient der Nachvollziehbarkeit, Verantwortungszuweisung und der Grundlage für Umsetzung, Kommunikation und spätere Prüfung. Entscheidungsdokumente werden in Unternehmen, Behörden, Projekten und IT-Governance genutzt, um Entscheidungen transparent zu dokumentieren.

Typische Bestandteile umfassen: den Gegenstand der Entscheidung, die Problem- oder Bedarfslage, dargestellte Optionen oder Alternativen, Kriterien und Bewertungsmethodik, Begründung der gewählten Option, sowie Risiken und Auswirkungen auf Kosten, Zeitplan, Ressourcen und Milestones. Ebenso gehören Umsetzungspflichten, Verantwortlichkeiten, Freigabe und Gültigkeit, Datum, beteiligte Personen oder Gremien und ggf. Anhänge wie Analysen oder Kosten-Nutzen-Bewertungen dazu.

Der Entstehungsprozess eines Entscheidungsdokuments umfasst Problemidentifikation, Bewertung von Alternativen, die eigentliche Entscheidung, die Dokumentation der Gründe sowie die Freigabe durch zuständige Gremien und anschließende Umsetzung. Das Dokument dient auch als Referenz für Audits, Projektcontrolling und künftige Anpassungen.

Im Vergleich zu Protokollen oder Beschlüssen dient das Entscheidungsdokument primär der nachvollziehbaren Begründung einer Entscheidung und nicht nur der administrativen Ablage. Es erhöht Transparenz, Verantwortlichkeit und Revisionsfähigkeit. Varianten des Formats existieren je nach Organisation; oft wird es versioniert archiviert und ist für spezifische Stakeholder zugänglich.