Datenschutzkonzepte

Datenschutzkonzepte, auch Datenschutzkonzeptionen genannt, sind formale Strategien und Dokumentationen, mit denen Organisationen dem gesetzlichen Schutz personenbezogener Daten Rechnung tragen. Grundlage sind die Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) der Europäischen Union sowie nationale Regelungen wie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Ziel ist es, Verarbeitungstätigkeiten zu erfassen, Risiken für Betroffene zu identifizieren und geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) zu beschreiben und umzusetzen.

Ein Datenschutzkonzept beschreibt typischerweise den Anwendungsbereich und Zweck der Verarbeitung, die Kategorien verarbeiteter Daten, betroffene Personen, Empfängerinnen und Empfänger, Speicherdauer, Speicherorte und Transferwege. Es dokumentiert Rechtsgrundlagen, Grundsätze der Datensparsamkeit, Zweckbindung, Speicherbegrenzung, sowie Anforderungen an Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Pseudonymisierung, Backups und Vorfallmanagement. Darüber hinaus enthält es organisatorische Maßnahmen wie Rollenverteilung, Schulung, Verfahren zur Prüfung der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, Rechte der Betroffenen sowie Fristen und Verantwortlichkeiten. Je nach Risikoprofil wird eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA/DPIA) durchgeführt und deren Ergebnisse in das Konzept aufgenommen.

Die Entwicklung erfolgt durch den Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten in Abstimmung mit Geschäftsführung, IT-, Rechtsabteilung und ggf. Auftragsverarbeitern. Das Konzept wird regelmäßig überprüft, aktualisiert und dient als Grundlage für Audits, Vertragswerke mit Auftragsverarbeitern und die Umsetzung von Privacy by Design/ by Default.

Zusammenfassend dient ein Datenschutzkonzept der Nachvollziehbarkeit, Rechenschaftspflicht und systematischen Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen, insbesondere in risikoreichen oder regulierten Bereichen. Es unterstützt Unternehmen dabei, Compliance nach GDPR und nationalem Recht sicherzustellen und das Vertrauen von Kunden und Mitarbeitenden zu stärken.