Collectieinventaris

Collectie-inventaris is een gestructureerd overzicht van alle objecten in een verzameling, meestal vastgelegd in een database of inventarisboek. Het doel is het documenteren van relevante kenmerken zodat beheer, conservering, provenance-onderzoek en ontsluiting van de collectie mogelijk zijn. Elke inventarispost bevat doorgaans een uniek objectnummer, titel, maker of producent, datering, materiaal en techniek, afmetingen, herkomst of collectie, acquisitie- of schenkingdatum, huidige bewaarplaats, toestand en conditie, conserveringshistorie, mogelijk toebehoren en reproducties, en verwijzingen naar catalogusteksten en referenties.

De inhoud van een collectiet-inventaris omvat naast identificatie- en descriptieve velden ook informatie over beheer en opslag. Processen als verwerving, conservering, presentatie en loans worden gedocumenteerd, net als de locatie, bewegingen en bewaartermijnen. Periodieke voorraadinventarisaties, betrouwbaarheidcontroles en mutaties zorgen voor actuele data. De inventaris vormt daarmee de basis voor risicobeheer,Planning, repatriatie- of deaccessie-processen en publiekelijke ontsluiting.

Standaarden en interoperabiliteit spelen een belangrijke rol. Inventarisdata kunnen worden opgebouwd volgens museale standaarden zoals CDWA, CIDOC CRM of VRA Core, met adoptie van bredere metadata-standaarden zoals Dublin Core of MARC waar relevant. Het koppelen van collecties aan externe systemen en netwerken bevordert uitwisseling en samenwerking tussen instellingen.

In de praktijk is de collecties-inventaris essentieel voor toezicht, rapportage aan toezichthouders, langetermijnbeheer en strategie, én voor het toegankelijk maken van de collectie voor onderzoekers en publiek. Het documenteert wat aanwezig is, waar het blijft en welke stappen nodig zijn om de collectie te beschermen en te behouden.