voorraadinventarisaties

Voorraadinventarisaties zijn systematische nagaan van aanwezige goederen en materialen in een organisatie, bedoeld om de feitelijke voorraad te bepalen en te vergelijken met de geregistreerde voorraad in de boekhouding of het ERP-systeem.

Doel is het vaststellen van afwijkingen tussen fysieke voorraad en administratieve gegevens, opsporen van verlies door diefstal, veroudering of beschadiging, en het verbeteren van voorraadbeheer, inkoopplanning en kostencontrole.

Soorten omvatten: periodieke inventarisatie, permanente inventarisatie, en cyclusinventarisatie.

Uitvoering: planning, toewijzing van verantwoordelijkheden, etikettering en identificatie van goederen, telling met barcodes, QR-codes of RFID-sensoren, vastleggen van tellingen, vergelijking met de administratieve gegevens, en reconciliatie; afwijkingen worden gecorrigeerd in het systeem en onderzocht naar oorzaken.

Technologie en methoden: invoering van telling protocollen, gebruikte hulpmiddelen zoals handhelds, scanners, WMS, RFID; dataverwerking en rapportage.

Voordelen omvatten toegenomen nauwkeurigheid, betere voorraadbeheersing en compliance; nadelen zijn arbeidsintensief, tijdelijke bedrijfsverstoringen en mogelijkheid tot menselijke fouten bij het corrigeren.

Toepassingsgebieden: logistieke bedrijven, detailhandel, productie, zorginstellingen en bibliotheken.

Normatieve context: Veel organisaties verwerken voor interne controles en externe audits; de snelheid en strengheid hangen af van sector, risico's en regelgeving; gebruikelijk is het opnemen van audit trails en reconciliatiegeschiedenis in het systeem.