Bestellverwaltung

Bestellverwaltung bezeichnet den Prozess der Erfassung, Prüfung, Ausführung und Nachverfolgung von Kunden- und Lieferantenbestellungen von der Eingabe bis zur Abrechnung. Ziel ist es, Genauigkeit, Transparenz und Effizienz in der Auftragsabwicklung zu gewährleisten sowie Kundenzufriedenheit und Cashflow zu verbessern.

Typische Bestandteile sind die Auftragserfassung (Sales Order bzw. Purchase Order), Validierung der Daten, Verfügbarkeitsprüfungen, automatische oder manuelle Freigabe, Auftragszuordnung (Allocation), Kommissionierung, Versand, Fakturierung und Bearbeitung von Rücksendungen oder Reklamationen. Die Auftragsabwicklung erfolgt oft über eine zentrale Plattform (ERP oder spezialisiertes Order-Management-System) und wird durch Schnittstellen zu Lager- (WMS), Transport- (TMS), CRM- und E-Commerce-Systemen unterstützt.

Wichtige Statusstufen sind neu, bestätigt, in Bearbeitung, teilweise lieferbar, versendet, geliefert, storniert oder rückabgewickelt. Kennzahlen wie Order Cycle Time, Lieferzuverlässigkeit (OTIF), Auftragsgenauigkeit und Fill Rate dienen der Leistungsüberwachung.

Herausforderungen sind unvollständige Bestell- oder Kundendaten, Lagerknappheit, Lieferverzögerungen, Rücksendungen sowie manuelle Prozesse. Best Practices umfassen Prozessstandardisierung, Automatisierung repetitiver Aufgaben, Echtzeit-Status-Updates, zentrale Stammdaten, klare Eskalationen und Audit-Trails; außerdem sinnvolle Datenschutz- und Compliance-Maßnahmen.

Unterschieden wird zwischen Bestellverwaltung und angrenzenden Bereichen: Die Bestellverwaltung deckt End-to-End-Auftragsabwicklung ab, während Lagerverwaltung (WMS) sich auf Lagerführung und Kommissionierung konzentriert und Beschaffung (Procurement) den Lieferantenrahmen steuert. In vielen Unternehmen werden diese Funktionen durch integrierte Systeme koordiniert, um Durchlaufzeiten zu reduzieren und Transparenz zu erhöhen.