Belegnachweis

Belegnachweis bezeichnet den nachweisbaren Beleg, der Geschäftsvorfälle in der Buchführung und Steueraufzeichnung substantiell belegt. Er dient der Nachvollziehbarkeit, Prüfbarkeit und Verifizierbarkeit von Einnahmen, Ausgaben und Vermögensänderungen. Jeder relevante Buchungsvorgang sollte durch einen passenden Beleg dokumentiert werden.

Belege umfassen typischerweise Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Liefer- und Leistungsnachweise, Verträge und andere Dokumente, aus denen dieTransaktionen hervorgehen. Auch digitale Dokumente können Belege darstellen, vorausgesetzt sie erfüllen die Anforderungen an Unveränderbarkeit, Lesbarkeit und zentrale Zuordnung. In der Praxis werden Belege oft elektronisch erfasst, mit einer Belegnummer verknüpft und systematisch in der Buchführung zugeordnet.

Rechtlich ist der Belegnachweis in Deutschland durch handelsrechtliche Grundsätze (GoB), durch die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) sowie durch die Abgabenordnung und das Handelsrecht geregelt. Digitale Belege sind zulässig, sofern sie manipulationssicher gespeichert, unverändert abrufbar und auditierbar bleiben. Für die Aufbewahrung gelten gesetzliche Fristen; in der Regel sind Belege so lange aufzubewahren, wie steuerliche oder handelsrechtliche Zwecke dies erfordern (üblich sechs bis zehn Jahre je nach Dokumenttyp).

Praktisch bedeutet Belegnachweis eine ordnungsgemäße Belegführung innerhalb der Buchhaltung: Belege erfassen, korrekt zuordnen, revisionssicher archivieren und bei Prüfungen jederzeit nachvollziehbar vorlegen zu können. Gute Prozesse, Scanning, Indexierung und interne Kontrollen unterstützen Rechtskonformität und wirtschaftliche Transparenz.