Belegerfassung

Belegerfassung bezeichnet im betriebswirtschaftlichen Umfeld den Prozess der systematischen Erfassung von Belegen (Rechnungen, Quittungen, Lieferscheine etc.) in ein digitales Aufzeichnungssystem. Ziel ist eine revisionssichere Dokumentenführung, die Buchführung, Kostenrechnung und Bilanzierung unterstützt.

Der Prozess beginnt mit der Digitalisierung mittels Scannen oder dem digitalen Upload. Anschließend werden die Dokumente mit Technologien wie OCR oder KI-basierter Extraktion analysiert, um zentrale Stammdaten wie Belegdatum, Lieferant, Betrag, Konten und Belegart zu extrahieren. Die extrahierten Daten werden validiert und ggf. von Mitarbeitenden geprüft. Danach fließen sie in das Buchungssystem (z. B. ERP) ein, oft mit automatischer Belegzuordnung zu Bestellungen, Kostenstellen etc., gefolgt von der revisionssicheren Archivierung.

Belegerfassung erfolgt meist mit Dokumenten-Management-Systemen, ERP-Modulen oder spezialisierter Software, einschließlich automatischer Klassifizierung, Duplikatsprüfung, Versionierung, Audit-Trail.

In Deutschland gelten GoBD Anforderungen an ordnungsgemäße Buchführung, elektronische Belege, Aufbewahrung, Zugriff des Finanzamts auf Daten und die Nachvollziehbarkeit der Buchführung. Dazu gehören sichere Archivierung, Unveränderbarkeit von Originalbelegen und dokumentierte Zugriffskontrollen.

Herausforderungen umfassen mengen- und formatvielfalt, handschriftliche Belege, Fehleingaben, Notwendigkeit von Qualitätskontrollen und sichere Zugriffskontrollen.

Der Nutzen liegt in der beschleunigten Abwicklung, verbesserter Datenqualität, effizienterer Prüfungsvorgänge, besserer Auditierbarkeit und erhöhter Compliance.