Belegausstellung

Belegausstellung bezeichnet den Prozess der Erstellung und Aushändigung von Belegen, die eine Geschäfts transaktion belegen. Belege dienen als Beweisführung für Einnahmen, Ausgaben, Abrechnungen und Steuern und bilden die Grundlage der Buchführung. Zu den gängigen Belegen zählen Rechnungen, Quittungen, Lieferscheine und Gutschriften. Je nach Transaktion kann auch ein elektronischer Beleg oder eine Stornierung zum Einsatz kommen.

Rechtlicher Rahmen: In Deutschland müssen Unternehmen für steuerliche Zwecke ordnungsgemäße Belege erzeugen, aufbewahren und im Zweifel vorlegen können. Die Belege müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten, darunter Identität der Vertragsparteien, Datum, Leistungsbeschreibung, Betrag und Umsatzsteuerkennzeichen. Die ordnungsmäßige Verarbeitung von Belegen in elektronischer Form folgt den Grundsätzen ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Aufbewahrungsfristen betragen für steuerrelevante Belege in der Regel zehn Jahre.

Elektronische Belege: Digitale Belege entstehen aus digitalen Transaktionen oder werden gescannt und im Belegarchiv gespeichert. Elektronische Rechnungen können in standardisierten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung übermittelt werden. Die Integrität, Authentizität und Lesbarkeit müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.

Prozess und Nutzen: Der Belegfluss umfasst Erstellung, Versendung, Buchung und Archivierung. Ein gutes Belegmanagement erhöht Transparenz, erleichtert Kontenabstimmung und Prüfung durch Behörden sowie interne Kontrolle und Kostenkontrolle.

Kritische Aspekte: Fehlende oder manipulierte Belege gefährden die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung; daher sind klare Prozesse, Schulung und digitale Archivierung wichtig.