Belegfluss

Belegfluss bezeichnet in Organisationen den systematischen Ablauf von Belegen und zugehörigen Informationen durch verschiedene Abteilungen und IT-Systeme. Typische Belege sind Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Zahlungsbelege oder interne Freigaben. Der Belegfluss verfolgt den Weg dieser Belege von der Entstehung über Validierung, Freigabe, Buchung bis zur Archivierung und späteren Rückverfolgung. Ziel ist Transparenz, Nachprüfbarkeit und Rechts- bzw. Steuergerechtheit.

Zu den zentralen Komponenten gehören die Belege selbst, zugehörige Metadaten (Datum, Autor, Status), Verknüpfungen zu Transaktionen, sowie die eingesetzten Systeme (ERP, Dokumentenmanagementsystem, EDI, Archiv) und Prozessregeln (Freigabeworus, Eskalationen). Ein Audit-Trail dokumentiert Änderungen und Zugriff.

Der typische Workflow umfasst Erstellung oder Empfang eines Belegs, automatische Weiterleitung an zuständige Abteilungen, Prüfung und Freigabe, Verknüpfung mit relevanten Transaktionen, Buchung in der Finanzbuchhaltung und schließlich Archivierung sowie späteres Retrieval. In vielen Organisationen erfolgt der Belegfluss digital, oft mit Scannen, OCR, digitaler Signatur, revisionssicherer Aufbewahrung und Zugriffskontrollen; Papierdokumente werden schrittweise reduziert.

Vorteile des Belegflusses sind erhöhte Transparenz, schnellere Freigaben, verbesserte Compliance und optimierte Zahlungsprozesse. Zu den Herausforderungen gehören Dateninkonsistenzen über Systeme hinweg, manuelle Eingriffe, der Bedarf an Standards, Schulung und eine strukturierte Governance.

Bei der Umsetzung spielen Prozessmapping, Definition notwendiger Belege, Rollenmodelle, Aufbewahrungsfristen sowie die Integration von Dokumentenmanagement, ERP-Systemen und standardisierten Formaten (z. B. EDI, XML) zentrale Rollen.