Behördenarchive

Behördenarchive sind archivarische Einrichtungen, die von öffentlichen Behörden betrieben werden und die Unterlagen sammeln, verwalten und dauerhaft sichern, die im Rahmen der amtlichen Tätigkeit entstehen. Sie dienen der Rechts- und Verwaltungskontrolle, der Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und der öffentlichen Erinnerung. Zu den Beständen gehören Akten, Beschlüsse, Protokolle, Korrespondenz, Karten und Pläne; sie werden gemäß festgelegten Aufbewahrungsfristen in das Archiv überführt oder sachgerecht zerstört.

Der Begriff umfasst Bundes-, Landes- und kommunale Archive sowie fachbezogene Archive (z. B. Polizei, Gerichte). Die Organisation orientiert sich am Ursprungsprinzip: Unterlagen bleiben in der Regel bei der Behörde oder in einer logisch verbundenen Archivstruktur, ermöglichen aber auch zentrale Zugänge über Archivportale.

Der Zugang zu Beständen ist rechtlich geregelt. Viele Unterlagen sind nach Datenschutz- und Geheimhaltungsvorschriften zeitweise oder dauerhaft eingeschränkt; andere sind der Öffentlichkeit zugänglich, oft nach Alter oder Erlaubnis. Anfragen auf Auskunft richten sich nach den jeweiligen Archivgesetzen und Datenschutzbestimmungen.

Rechtliche Grundlage bilden Bundesarchivgesetz und entsprechende Landes- bzw. Kommunalgesetze. Diese regeln Aufbewahrungspflichten, Provenienz, Authentizität und den Übergang von laufenden Akten in das Archiv.

Digitalisierung verändert die Arbeit: Bestände werden digitalisiert, Metadaten standardisiert und über Suchportale zugänglich gemacht; Langzeitarchivierung erfordert Formatpflege und Migration. Herausfordernd bleiben Ressourcen, Datenschutz, Rechtsicherheit und die Gewährleistung von Authentizität.