Archivstruktur

Archivstruktur bezeichnet die Organisation eines Archivbestandes und die Gliederung in Ebenen wie Fonds, Bestände, Serien, Akten und Dossiers. Sie schafft Kontext, erleichtert Suche und Nutzung und unterstützt die langfristige Erhaltung der Materialien. Zentral dabei sind Provenienz, Originalordnung und Nachvollziehbarkeit.

Die Struktur folgt dem Provenienzprinzip: Fonds bilden die größte Gliederung, aus der sich Bestände ergeben; Serien gruppieren ähnliche Unterlagen innerhalb eines Bestandes; Akten bündeln verwandte Dokumente; Dossiers fassen thematisch zusammen.

Beschreibungen und Findmittel: Bestandsverzeichnisse, Findbücher und Verzeichnungsschriften ermöglichen den Zugriff. International verbreitete Standards sind ISAD(G) für Beschreibungen, ISAAR(CPF) für Informationen zu Urhebern (Personen, Familien, Organisationen) und EAD als XML-Standard für Findmittel. Lokale Normen ergänzen diese Strukturen.

Funktionen: Die Archivstruktur unterstützt Recherche, Nutzungsentscheidungen, Rechteverwaltung, Langzeitarchivierung und die Pflege von Metadaten. Durch Verknüpfungen zwischen Beständen und Findmitteln lässt sich der Kontext einzelner Dokumente rekonstruieren.

Digitalisierung: Viele Archive setzen elektronische Findmittel in relationalen Datenbanken ein und verlinken Beschreibungen mit digitalisierten Exemplaren. EAD-Deskriptionen, MARC- bzw. Dublin Core-Formate erleichtern den Austausch. Die Archivstruktur bleibt trotz Digitalisierung als organisatorische Grundlage unverändert.