Archivordnern

Archivordnern sind physische Ordner, die zum Archivieren von Dokumenten verwendet werden. Sie dienen der Organisation, dem Schutz und der Langzeitaufbewahrung von Unterlagen in Büros, Behörden, Bibliotheken und Archiven.

Aufbau und Materialien: Typische Archivordner bestehen aus Karton, Pappe, Kunststoff oder Pressspan, mit verstärktem Rücken und einer Beschriftungsfläche am Rand. Viele Modelle bieten eine hohe Kapazität bei moderater Dicke und Halterungen für Etiketten. Manche Ordner sind ringlos, andere bilden Teil eines Hängeregister-Systems.

Organisation: Archivordner werden in Ordnungssystemen geführt. Bezeichnungen am Rücken, Jahres- oder Aktenzeichen, Abteilungen und Stichworte vereinfachen das Auffinden. Farbcodierungen, einheitliche Labelformate und Verweise auf Register erleichtern die Zuordnung. Eine sorgfältige Indexierung und regelmäßige Überprüfung sind gängige Praxis.

Anwendung und Vorteile: Sie schützen Dokumente vor Staub und mechanischer Belastung, ermöglichen eine platzsparende Aufbewahrung und eine schnelle Greifbarkeit. Gute Archivordner halten lange, benötigen jedoch ausreichend Lagerfläche sowie geeignete Temperatur- und Feuchtigkeitsbedingungen, um Diebstahl, Beschädigungen und Verschlechterung zu minimieren.

Digitaler Bezug: In digitalen Archiven entsprechen Ordnerstrukturen auf Festplatten oder Servern dem physischen Konzept. Metadaten, klare Namenskonventionen und regelmäßige Backups sind dabei entscheidend, um Korrespondenzen zwischen elektronischen und physischen Archivbeständen herzustellen.