Archiveren

Archiveren is het proces van het bewaren en beheren van informatiebronnen over lange termijn zodat ze ook in de toekomst toegankelijk blijven. Het omvat zowel fysieke documenten als digitale bestanden en wordt toegepast binnen organisaties, overheden, bibliotheken en particuliere collecties.

Belangrijke activiteiten zijn selectie (afweging welke records blijvend bewaard worden), waardering, beschrijving en registratie (metadata en context), opslag en conservering, en ontsluiting via zoeksystemen en catalogi. Bij digitale archivering ligt de nadruk op langdurige bewaring, waaronder migratie naar behoudbare formaten, checks op integriteit en periodieke media-vervangingen.

Metadata en standaarden: metadata beschrijven wie wat wanneer en waarom; veel gebruikte standaarden zijn Dublin Core, PREMIS en METS. Archiefbewaring kent verschillende benaderingen zoals actieve archivering (voor lopende bedrijfsprocessen) en langdurige digitale bewaring in dedicated repositories. Voor lange termijn zijn technieken als migratie, emulatie en robuuste opslag mogelijk.

Governance en regelgeving: retention schedules bepalen hoelang records bewaard worden; privacy- en dataprotectieregels (zoals GDPR) beïnvloeden wat en hoe informatie toegankelijk is; copyright en toegangsbeperkingen spelen ook een rol. Archieven zorgen voor gecontroleerde toegang, bewaartermijnen en beveiliging.

Uitdagingen: snelle technologische veranderingen en formatobsolescentie, versleutelde of gebrekkige metadata, groeiende opslagbehoefte en kosten, evenals belangen rond privacy en auteursrechten. Doel is een betrouwbaar, transparant en toegankelijk archiefsysteem dat bijdraagt aan verantwoording, onderzoek en historische reconstructie.