zorgdocumenten

Zorgdocumenten zijn documenten die in de zorgsector worden gebruikt om zorg te plannen, registreren, monitoren en verantwoorden. Ze dienen als hulpmiddel voor professionals zodat de zorgvraag en het zorgaanbod op elkaar aansluiten en de kwaliteit en veiligheid van de zorg gewaarborgd blijven. Ze kunnen zowel in papieren als digitale vorm bestaan.

Veelvoorkomende types zijn onder andere het zorgplan en het ondersteuningsplan, intake- en evaluatieverslagen, behandel- en medicatielijsten, observatie- en registratieformulieren, overdrachtsdocumenten bij wisseling van traject en toestemmingsverklaringen. Bij cliënten spreken we vaak van een dossier of cliëntdossier; binnen organisaties wordt veelal gewerkt met een elektronisch cliëntdossier (ECD).

Beheer van zorgdocumenten houdt in dat toegang afhankelijk is van rol en bevoegdheid, en dat gegevens adequaat zijn beveiligd en opgeslagen. Veranderingen worden vastgelegd in een logboek. Documenten moeten tijdig en volledig zijn en waar nodig gecorrigeerd met duidelijke aantekeningen. Zij vallen onder privacywetgeving en sectorale regels, zoals AVG/GDPR en de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg, en kennen bewaartermijnen en archiveringsplicht.

Zorgdocumenten faciliteren de continuïteit van zorg, samenwerking tussen zorgverleners en afstemming met de cliënt en diens familie. Ze brengen privacyvraagstukken met zich mee, vragen om correcte toestemming en zorgvuldige uitwisseling met derden. Een uitdaging is het waarborgen van eenduidige terminologie en kwaliteit van de registraties.

Samengevat vormen zorgdocumenten de basis voor verantwoorde en samenhangende zorg en vereisen ze zorgvuldige governance, privacybewaking en duidelijke afspraken over wie wat wanneer mag vastleggen en inzien.