workflowsysteem

Een workflowsysteem is software die het definiëren, automatiseren en monitoren van bedrijfsprocessen mogelijk maakt. Het stroomlijnt routinetaken, coördineert besluitvorming, en wijst werk toe aan medewerkers of systemen, zodat doorlooptijden en kwaliteit beter controleerbaar zijn.

Belangrijke kenmerken zijn onder meer procesmodellering, taakrouting en -toewijzing, regels voor automatische afhandeling, dataopslag en formulierinvoer, integraties met andere systemen via connectors of API's, meldingen en escalaties, en een audittrail voor compliance. Beveiliging en toegang controleren wie welke stap mag uitvoeren.

De architectuur omvat doorgaans een modelleerder, een runtime (workflow engine) die processen uitvoert, connectors naar andere systemen, gebruikersinterfaces voor deelnemers, en een datastore voor procesgegevens. Veel systemen ondersteunen BPMN 2.0 voor procesmodellering en kunnen als standalone oplossing opereren of ingebed zijn in bredere BPM-pakketten. Ook bestaan er no-code/low-code varianten voor minder technisch ingestelde gebruikers.

Toepassingsgebieden zijn onder meer orderafhandeling, onboarding, IT-servicemanagement en publicatieprocessen. Voordelen: verhoogde efficiëntie, consistente uitvoering, betere compliance en meer inzicht in prestaties. Uitdagingen: complexiteitsbeheer, governance, integratiekosten en adoptie door gebruikers.

Historisch gezien groeide het uit van eenvoudige workflow-automatisering naar volwaardige BPM-tools, vaak in combinatie met no-code platforms en, waar gepast, robotic process automation.