vraagafstemming

Vraagafstemming is een proces in projecten, beleid en dienstverlening waarin de vragen en informatiebehoeften van betrokken partijen in kaart worden gebracht en op elkaar worden afgestemd. Het doel is om zeker te stellen dat de juiste vragen worden gesteld en de benodigde informatie aansluit bij de doelstellingen en kaders van het traject.

In de praktijk wordt vraagafstemming toegepast bij productontwikkeling, dienstverlening, beleid en publieke besluitvorming. Het helpt om vraag en aanbod van informatie op elkaar af te stemmen, zodat besluitvorming en uitvoering beter aansluiten bij de concrete context en behoeften van stakeholders.

Belangrijke elementen zijn onder meer: het identificeren van stakeholders, het expliciet maken van doelstellingen, het inventariseren van bestaande vragen, het prioriteren van vragen, het bepalen van de gewenste informatie en de vorm daarvan, het toewijzen van verantwoordelijkheden en planning, en het kiezen van geschikte werkvormen zoals interviews, workshops, enquêtes en documentbeoordeling. Daarnaast is het gebruikelijk om een vragenlijst of backlog bij te houden en regelmatig te toetsen of de vragen nog relevant zijn.

De meeste vraagafstemmingsprocessen volgen een iteratieve aanpak met duidelijke afspraken over eigenaar, prioriteit en tijdlijnen. Een goede uitvoering zorgt voor een gezamenlijke en gedragen basis voor verdere analyse, ontwerp en besluitvorming, terwijl gebrekkige afstemming kan leiden tot vertragingen en onduidelijkheid.

Zie ook: afstemming, requirements elicitation, stakeholder management, needs assessment.