verzamelingssysteem

Een verzamelingssysteem is een samenhangend geheel van processen, software en middelen bedoeld om verzamelingen van objecten, gegevens of materialen te verzamelen, vast te leggen, te beheren en toegankelijk te maken. Het doel is efficiënte acquisitie, registratie, behoud en beschikbaarheid voor studie, tentoonstellingen of data-analyse.

Toepassingsgebieden zijn onder meer musea, archieven en bibliotheken, waar verzamelingen bestaan uit fysieke objecten en/of digitale bestanden. In deze domeinen ontstaan gespecialiseerde systemen zoals collectiebeheersystemen (CMS) en digitale asset management-systemen (DAM). Ook in datawetenschap en bedrijfsinformatie bestaan verzamelingsmechanismen om data uit verschillende bronnen samen te brengen en beschikbaar te stellen voor verwerking.

Kernonderdelen van een verzamelingssysteem zijn onder meer acquisitie en registratie, inventarisbeheer, metadata-structuren en opslag, zoek- en toegangsfuncties, rechten- en beveiligingsbeheer, en workflow-ondersteuning. Daarnaast worden vaak integraties met andere systemen verzorgd, zoals catalogi, conserveringssystemen, publicatieplatforms en digitale opslag.

Belangrijke kenmerken en uitdagingen omvatten metadatakwaliteit en -standaardisatie, interoperabiliteit en data-uitwisseling via API’s, en naleving van privacy- en auteursrechten. Duurzaamheid, schaalbaarheid en behoud van digitale bestanden zijn ook cruciaal, evenals adequaat beheer van authenticiteit en provenance (herkomst).

Toekomstig perspectief richt zich op digitalisering en open data, het gebruik van linkende data en standaardensets zoals Dublin Core, METS en CIDOC CRM, en op het verbeteren van automatisering en ontdekking door kunstmatige intelligentie.