vergaderzaal

Een vergaderzaal is een ruimte die bedoeld is voor vergaderingen, trainingssessies en andere samenkomsten. In organisaties, bedrijven en instellingen wordt de zaal vaak gebruikt voor teamoverleggen, presentaties en besluitvorming. De grootte varieert van kleine kamers geschikt voor vier tot zes personen tot grote zalen die tientallen deelnemers kunnen herbergen. Meestal bevat een vergaderzaal een centraal vergadertafel of een opstelling met stoelen rondom, evenals voorzieningen die samenwerking bevorderen, zoals whiteboards of flip-overs. In het Nederlands worden termen als vergaderzaal, vergaderkamer of conferentieruimte gebruikt. In hotels en conferentiecentra kunnen vergaderzalen meerdere kleine kamers omvatten die samen een groter programma mogelijk maken.

Veel vergaderzalen zijn uitgerust met audiovisuele middelen, zoals een beamer of flatscreen, audioapparatuur en schermen. Moderne zalen bieden mogelijkheden voor videoconferencing en teleconferenties, draadloze presentatiemiddelen en voldoende aansluitingen voor laptops en andere apparaten. Aanvullende faciliteiten zijn whiteboards of flip-overs, markeerstiften, notitieblokken, en een conferentietelefoon. Daarnaast is doorgaans draadloze wifi, bekabelde netwerken en voldoende stopcontacten aanwezig, evenals klimaatbeheersing en adequate akoestiek voor verstaanbaarheid.

Bij het plannen van een vergadering worden zaalgrootte, indeling en technologie afgestemd op het doel en het aantal deelnemers. Veel organisaties werken met reserveringssystemen of agenda's om beschikbaarheid te beheren. Toegankelijkheid en privacy zijn belangrijke aandachtspunten, net als veiligheid bij onder meer brandweer- en evacuatieprocedures. In verschillende sectoren variëren de eisen: onder meer in bedrijfsgebouwen draait het om efficiëntie en professionele uitstraling, terwijl in onderwijs- en trainingscentra de indeling en mogelijkheid tot groepswerk centraal staan.