toestemmingslogboek

Een toestemmingslogboek is een document of digitaal systeem waarin bij elke toestemming voor verwerking van persoonsgegevens of deelname aan een activiteit bewijs wordt vastgelegd. Het dient als registratie en bewijsmiddel voor naleving van privacywetgeving en voor verantwoorde omgang met toestemmingen.

Een logboekvermelding bevat doorgaans: de identiteit van de betrokkene, de organisator of verwerkingsverantwoordelijke, datum en tijdstip van toestemming, wijze van toestemming (schriftelijk, digitaal aangevinkt of mondeling met opname), de beoogde doeleinden en reikwijdte van de verwerking, de categorieën persoonsgegevens die betrokken zijn, de duur van de toestemming, de gebruikte tekstversie, eventuele beperkingen en de bevestiging of intrekking. Daarnaast is vaak een statusveld opgenomen (actief of ingetrokken) en een audittrail van wijzigingen en toegang.

Toestemmingslogboeken worden gebruikt om te voldoen aan privacywetgeving zoals de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) en vinden toepassing in onder meer klinisch onderzoek, marketing en personeelszaken. Ze dienen als bewijs dat toestemming vrijelijk, geïnformeerd en specifiek is gegeven, en ondersteunen betrokkenen bij verzoeken om inzage en bij audits.

Het logboek moet veilig worden bewaard met passende toegangsbeheersing en een audittrail. Het vereist periodieke beoordeling en bijwerking bij wijzigingen in doeleinden of tekst, en de mogelijkheid voor betrokkene om toestemming te herroepen. Retentie- en verwijderingsregels moeten worden gevolgd.

Best practices omvatten duidelijke en toegankelijke informatie, aparte toestemmingen voor verschillende verwerkingen, gemakkelijke intrekking, en documentatie van rechtsgrond en autorisaties. Een toestemmingslogboek kan onderdeel zijn van een bredere toestemmingsbeheersysteem (consent management system, CMS).