toegangskopieën

Toegangskopieën zijn reproducties die bedoeld zijn om objecten en informatie toegankelijk te maken voor publiek of onderzoekers, zonder dat het originele materiaal voortdurend wordt aangeraakt. In archieven, bibliotheken en musea dienen ze als veilige surrogaten die de informatieve waarde behouden terwijl de fysieke conditie van het origineel beschermd blijft.

Ze kunnen analoog of digitaal zijn. Analoge toegangskopieën omvatten hoogwaardige facsimiles of reproducties; digitale toegangskopieën bestaan uit digitale bestanden in een collectie, vaak met bijbehorende metadata en catalogusverwijzingen. Toegangskopieën worden meestal vervaardigd uit de bewaarversie of uit een digitale master, en bij digitale kopieën kan redactie of het verwijderen van bepaalde informatie nodig zijn om auteursrechten of privacy te respecteren.

Het productieproces omvat selectie van bronmateriaal, technische reproductie, kwaliteitscontrole en documentatie van provenance en toegangsrechten. Afhankelijk van het doel kunnen verschillende versies met uiteenlopende resoluties en toegangsbeperkingen worden gemaakt, bijvoorbeeld voor openbare online toegang of voor lezersruimtes in een instelling.

Beleid en wetgeving spelen een rol: de rechten van de eigenaar en de institutionele regels bepalen wat mag worden gereproduceerd, gepubliceerd of gedeeld, en onder welke voorwaarden.

De inzet van toegangskopieën draagt bij aan behoud en toegankelijkheid: ze beschermen het origineel tegen overmatige hantering en dragen bij aan langetermijnbehoud, terwijl ze onderwijs en onderzoek mogelijk maken en de contextualisering van de collectie ondersteunen.