printmanagementsysteem

Een printmanagementsysteem (print management system) is een softwareoplossing die centraal toezicht en controle biedt op het afdrukken binnen een organisatie. Het coördineert printers, afdrukwachtrijen, drivers en gebruikersrechten, en voert beleid uit rondom afdrukken.

Belangrijke functies zijn onder meer centrale administratie en wachtrijbeheer, toegangscontrole en authenticatie, afdrukbeleid zoals quotas en limieten, secure printing met release op de printer of via een badge, kostenbeheer, rapportage, en apparaat- en driverbeheer. Het systeem maakt het mogelijk om afdrukken te monitoren, te vereenvoudigen en te kosten te beheersen.

Implementaties kunnen on-premises, cloud-gebaseerd of hybride zijn. Ze integreren vaak met directorydiensten zoals LDAP of Active Directory, en ondersteunen mobiele afdrukmogelijkheden. Gebruikersauthenticatie kan plaatsvinden via PIN, kaart of andere vormen van verificatie, en de afdrukkanalen kunnen worden beheerd via een gestandaardiseerde driverinfrastructuur en centrale distributie van drivers.

Voordelen zijn onder meer minder verspilling en kosten, verbeterde beveiliging en naleving van beleidsregels, en vereenvoudigd beheer van apparatuur en drivers. Het systeem levert audit trails, rapportages en alerts voor afwijkingen of onderhoud, wat inzicht geeft in gebruik en prestaties van de printinfrastructuur.

Toepassingsgebieden omvatten onderwijsinstellingen, kantoren en zorginstellingen. Door beleid en controles ondersteunt het voldoen aan privacywetgeving en interne governance. Nadelen kunnen bestaan uit aanvankelijke implementatiecomplexiteit en licentiekosten.