inkoopfacturen

Inkoopfacturen zijn facturen die leveranciers sturen bij de aankoop van goederen of diensten. Ze vormen een belangrijk document voor inkoop, crediteurenbeheer en de boekhouding. Een inkoopfactuur bevat doorgaans gegevens zoals de datum, een uniek factuurnummer, naam en adres van leverancier, naam en adres van de afnemer, een omschrijving van de geleverde goederen of diensten, hoeveelheden, prijs per eenheid, subtotaal, btw-tarief en btw-bedrag, totaalbedrag, betalingstermijn en betalingsinstructies. Vaak staan ook de leverancier en (indien van toepassing) het btw-nummer van de afnemer en een verwijzing naar een inkooporder of leveringsbon.

Wettelijke en fiscale aspecten: in de Europese Unie gelden factuureisen voor btw-doeleinden, waaronder het vermelden van btw-nummer(s) en btw-bedragen. Inkoopfacturen maken deel uit van de aftrek van btw voor ondernemers, mits de factuur rechtmatig is opgesteld. De Belastingdienst vereist een bewaartermijn van doorgaans zeven jaar voor financiële administratie en facturen. Digitale facturen en opslag in elektronische systemen zijn toegestaan, mits de integriteit en de toegankelijkheid worden gewaarborgd.

Boekhoudkundig proces: inkoopfacturen worden verwerkt in de crediteurenadministratie. Bij ontvangst wordt meestal een driehoekscontrole uitgevoerd met inkooporder en ontvangst van goederen of diensten (inkoopfactuurmatching). De boeking omvat een debetpost op de inkoop- of voorraadrekening en een creditpost op crediteuren, met aparte btw-rekening voor inputbelasting. Bij betaling wordt het saldoniveau van de kas/bank verlaagd.

Veelvoorkomende uitdagingen zijn duplicaten, fouten in bedragen of btw, en tijdige betaling om betalingskortingen te benutten. Moderne systemen (ERP, OCR) ondersteunen automatische registratie en verwerking.