crediteurenbeheer

Crediteurenbeheer, ook wel accounts payable management genoemd, is het geheel van activiteiten gericht op het beheer van de betalingsverplichtingen van een bedrijf aan leveranciers. Het doel is een balans tussen optimale kasstroom en een goede relatie met leveranciers, waarbij betalingstermijnen en eventuele kortingen gemaximaliseerd worden.

Belangrijke taken binnen crediteurenbeheer zijn onder meer het registreren en controleren van facturen, het valideren van factuurgegevens en het controleren op juistheid ten opzichte van inkooporders en ontvangstbewijzen (drie-wegs matching). Daarna volgen goedkeuring voor betaling, het voorbereiden en uitvoeren van betalingstransacties, en het onderhoud van leveranciersgegevens. Daarnaast wordt voortdurend bewaking van vervaldatums, openstaande saldi en naleving van betalingstermijnen uitgevoerd, met aandacht voor mogelijke vroegbetalingskortingen en efficiëntie van het betalingsproces.

Software en processen spelen een centrale rol. Vaak wordt gebruikgemaakt van ERP-systemen met een crediteurenmodule, gekoppelde e-invoicing en geautomatiseerde betalingsopdrachten. De werkzaamheden worden ondersteund door rapportage- en forecasttools en vergen zorgvuldige cashflow-planning, kredietrisico-inschatting en interne controles, zoals segregratie van taken en een duidelijke audittrail.

KPI’s voor crediteurenbeheer omvatten onder meer Days Payable Outstanding (DPO), naleving van betalingstermijnen, aandeel late betalingen, benutting van kortingen bij vroeg betalen, en de impact op leveranciersrelaties en kaspositie.

Uitdagingen en risico’s zijn onder andere dubbele facturen, afwijkingen tussen factuur, inkooporder en ontvangstbewijs, fraude en ongeautoriseerde betalingen, valuta- en transactierisico bij internationale leveranciers, en naleving van fiscale en btw-regelgeving.