documentcategorieën

Documentcategorieën zijn groepen waarin documenten binnen een informatiesysteem worden ingedeeld op basis van inhoud, doel of levenscyclus. Door documenten in categorieën onder te brengen ontstaan consistente classificatiepatronen die de vindbaarheid vergroten, de workflows stroomlijnen en de naleving van bewaarbeleid en regelgeving ondersteunen.

Een categorie kan verwijzen naar het type document (factuur, contract), het onderwerp (personeelszaken, juridische aangelegenheden) of de functie binnen de organisatie (financiële administratie, ICT-documentatie). De indeling wordt vastgelegd in een classificatieschema of taxonomie en vergezeld van metadata zoals titel, datum, eigenaar en tags. Bij de creatie of ontvangst van documenten is classificatie vaak vereist zodat opslag, beveiliging en archivering volgens het retentiebeleid kunnen plaatsvinden.

Veelvoorkomende categorieën zijn onder meer administratie en correspondentie, financiële documenten, personeelszaken, juridische en contractuele documenten, technische en onderhoudsdocumentatie, beleids- en besluitvormingsdocumenten, projectdocumentatie en archiefstukken. Organisaties kunnen daarnaast sector- of regiogerelateerde schema's gebruiken die aansluiten bij wettelijke of sectorale vereisten.

Governance speelt een belangrijke rol: toegang tot en beveiliging van documenten moeten passen bij de gevoeligheid en wettelijke vereisten zoals privacywetgeving. Retentie- en vernietigingsregels moeten duidelijk zijn en periodiek worden herzien. Een effectief systeem voor documentcategorieën ondersteunt ook zoekfuncties en migratie naar archiefoplossingen bij verloop van tijd.

Samenvattend helpen documentcategorieën organisaties bij efficiënte informatieplanning, compliant beheer en betere besluitvorming door documenten systematisch te ordenen volgens inhoud en levenscyclus.