documentatiebehoud

Documentatiebehoud is het geheel van beleid, processen en technologieën gericht op het bewaren van documentatie en informatieve bronnen over langere tijd, zodat authenticiteit, integriteit en toegankelijkheid behouden blijven. Het omvat zowel fysieke documenten zoals rapporten en contracten als digitale bestanden, samen met bijbehorende metadata, classificatie en provenance-informatie.

Belangrijke principes zijn authenticiteit (de documenten blijven wat zij zijn), integriteit (niet onbevoegd gewijzigd), betrouwbaarheid en provenance (herkomst en veranderingstracering). Doel is continue beschikbaarheid voor verifieerbare reproduceerbaarheid, juridische naleving en kennisbehoud. Internationale standaarden zoals ISO 15489 voor records management en het OAIS-reference model voor digitaal behoud worden vaak toegepast. Voor metadata en verpakking komen standaarden zoals PREMIS, METS en Dublin Core in aanmerking.

Processen omvatten levenscyclusbeheer van documenten: creatie en capture, beoordeling en selectie (retentiebeleid), opslag en backup, langetermijnbewaring zoals migratie naar stabiele formaten, emulatie en fixity checks, en uiteindelijk toegang en hergebruik met behoud van context. Organisatierollen: archivisten, informatiebeheerders en databeheerders, waarbij governance, beleidsafspraken en budget de randvoorwaarden vormen.

Bij digitale documentatie is het essentieel om bitrot en obsolescentie tegen te gaan met controles zoals checksums, meerdere bewaarlocaties en migratieplannen naar open, duurzame formaten. Bewaringsmetadata-implementatie is cruciaal voor toekomstig begrip en vindbaarheid. Persistente identiteiten en beveiligde toegangscontrole ondersteunen compliance en privacy.

Voordelen van documentatiebehoud omvatten continue auditsporen, reproduceerbaarheid van onderzoek, behoud van cultureel erfgoed en operationele continuïteit. Risico’s zijn verouderde formaten, ontbrekende metadata, fragmentatie, budgetkrapte en afhankelijkheid van specifieke leveranciers. Praktische voorbeelden zijn de bewaring van beleidsdocumenten, technische documenten en wetenschappelijke datasets in bibliotheken, archieven en overheidsorganisaties.