definiëringsproces

Het definiëringsproces is een gestructureerde aanpak voor het vastleggen en afbakenen van begrippen, termen en doelstellingen binnen een project, programma of organisatie. Het doel is om interpretatieverschillen te verminderen, communicatie te verbeteren en de basis te leggen voor verdere activiteiten zoals requirements engineering, ontwerp en governance.

De belangrijkste stappen zijn: 1) definiëren van het probleem of de behoefte; 2) betrokken stakeholders identificeren en informatie verzamelen; 3) de scope en grenzen vaststellen; 4) relevante termen en definities opsommen en eenduidig formuleren; 5) een termenregister of glossary opstellen; 6) de definities valideren met de betrokkenen; 7) publiceren en borgen; 8) periodiek herzien en bijwerken.

Uit de uitvoering komen leveringen zoals een glossary of definities, een scope-document en criteria voor acceptatie. Het definiëringsproces levert ook randvoorwaarden voor latere fases, zoals ontwerpkeuzes en evaluatiecriteria, en zorgt voor traceerbaarheid van besluiten.

Belangrijke principes zijn helderheid, consistentie, beknoptheid, volledigheid en traceerbaarheid. Er bestaan varianten zoals terminologische definities (precies omschreven termen), conceptuele definities en operationele definities. Methoden omvatten consensusvorming, workshops, interviews en het ontwikkelen van gecontroleerde vocabularia of een datawoordenboek.

Het proces wordt vaak toegepast bij informatiewerving, softwareontwikkeling, data governance en kennismanagement. Door eenduidige definities ontstaat betere samenwerking, terugvindbaarheid van informatie en betere naleving van regels en normen.