bewaarbehoefte

Bewaarbehoefte, in de context van informatiebeheer en archivering, verwijst naar de behoefte om informatie en documenten gedurende een bepaalde periode te bewaren om zo te voldoen aan wettelijke verplichtingen, operationele behoeften en historische doelen. Het concept omvat zowel welke records bewaard moeten worden als hoe lang ze bewaard blijven.

Belangrijkste factoren zijn wettelijke verplichtingen, operationele behoeften en toekomstig gebruik; daarnaast spelen privacy- en beveiligingseisen en de kosten van opslag een rol. Een organisatie kan bewaarbehoefte bepalen per type informatie, bijvoorbeeld financiële documenten, personeelsdossiers en klantcommunicatie.

Het bepalen van bewaarbehoefte gebeurt meestal via een bewaarschema of retention schedule. Hierin staan categorieën van informatie, de minimale bewaartermijn, voorwaarden voor verlenging of verkorting, en afspraken over veilige vernietiging of archivering. Periodieke herziening is gebruikelijk om veranderende wetten of bedrijfsbehoeften te reflecteren.

Toepassingsgebieden zijn onder meer de financiële sector, gezondheidszorg, publieke administratie en human resources. In elke sector bestaan specifieke wettelijke vereisten en richtlijnen voor bewaarplicht en archivering, naast beleidskeuzes over digitale versus fysieke opslag.

Uitdagingen bij bewaarbehoefte zijn onder meer spanningen tussen privacywetgeving en behoud van informatie, kosten en complexiteit van lange digitale opslag, en risico’s bij rechtsvorderingen zoals preservation obligations of e-discovery. Een zorgvuldig beleid helpt tijdens audits en bij verantwoording van informatiebeheer.