betalingsherinnering

Een betalingsherinnering is een bericht van een schuldeiser aan een schuldenaar met het verzoek een openstaande factuur te voldoen. Het doel is betaling te stimuleren, de cashflow te verbeteren en kredietrisico te beheersen.

Meestal volgt na de vervaldatum van een factuur een of meer betalingsherinneringen. Veel bedrijfsprocessen maken onderscheid tussen een eerste herinnering en eventuele vervolgherinneringen, waarbij de toon en strengheid geleidelijk toenemen. De inhoud omvat doorgaans gegevens over de factuur (factuurnummer, vervaldatum, openstaand bedrag), betaalinstructies, betalingstermijn en contactgegevens, eventueel aangevuld met informatie over rente of kosten bij late betaling en de mogelijke vervolgstappen bij uitblijvende betaling.

Een goede betalingsherinnering bevat duidelijke taal, concreet wat er nog betaald moet worden en welke betaalmethoden mogelijk zijn. Het is gebruikelijk om een referentie naar eerdere communicatie mee te nemen en om een termijn te noemen waarbinnen betaling plaats moet vinden. In sommige gevallen is er een korte waarschuwing voorafgaand aan strengere maatregelen.

Juridische en operationele aspecten betreffen redelijkheid en proportionaliteit. Verantwoordelijke partijen vermijden intimidatie, maar kunnen bij aanhoudende achterstand het incassotraject inzetten of een gerechtelijke procedure starten. Betalingsherinneringen kunnen via e-mail, post, sms of via boekhoudsoftware worden verzonden en maken deel uit van een gezonde debiteuren- en kasstroombeheer.