WorkflowProzesse

WorkflowProzesse bezeichnen die formale Abfolge von Aufgaben, Entscheidungen und Datenflüssen, die darauf abzielt, ein bestimmtes Ergebnis innerhalb einer Organisation zu erreichen. Sie legen fest, welche Aktivitäten ausgeführt werden, in welcher Reihenfolge, von wem, mit welchen Eingaben und Ausgaben, sowie welche Regeln für Weiterleitungen oder Ausnahmen gelten.

Zentrale Bestandteile sind Aufgaben, Rollen, Daten, Systeme, Auslöser, Bedingungen, Übergaben und Service-Level-Agreements. Zur Modellierung werden oft Notationen wie BPMN oder Fallmanagement-Ansätze verwendet; die Umsetzung erfolgt in Workflow- oder BPM-Systemen, insbesondere durch Orchestrierung, Automatisierung und Integrationen.

Der Lebenszyklus umfasst Design/Modellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung. Im Design werden Prozessmodelle erstellt, die Ausführung orchestriert Aufgaben über Systeme und Personen hinweg. Zur Überwachung dienen Kennzahlen wie Durchlaufzeit, Bearbeitungsquote und Abweichungen, während Optimierung Engpässe beseitigt und Anpassungen an neue Anforderungen vornimmt.

Es gibt strukturierte Workflows, unstrukturierte oder fallbasierte Fälle (Case-Management). Technische Umsetzung erfolgt häufig über Workflow-Management-Systeme, ERP-Module, RPA-Tools oder API-Integrationen. Governance sieht Prozessverantwortliche, Versionskontrolle, Freigabeprozesse und Compliance-Checks vor.

Anwendungsbeispiele reichen von Genehmigungsworkflows über Mitarbeitenden-Onboarding und Rechnungseingang bis zu Incident- bzw. Support-Tickets. WorkflowProzesse unterstützen digitale Transformation, verbessern Transparenz und Nachvollziehbarkeit, müssen aber evolutionär gepflegt und an organisatorische Veränderungen angepasst werden.