Projektbriefings

Ein Projektbriefing ist ein formales Dokument oder eine Reihe von Meetings, die die wesentlichen Merkmale eines Projekts zusammenfassen, um Stakeholder zu informieren und Erwartungen abzustimmen. Es dient als Ausgangspunkt für die weitere Planung und legt die Grundlagen fest, auf denen die Projektziele und -strukturen aufbauen.

Typischer Inhalt eines Projektbriefings umfasst Zielsetzung und Nutzen des Projekts, den Umfang inklusive Abgrenzungen, geplante Deliverables, Zeitplan und Meilensteine, Ressourcen und Budget, Rollen und Verantwortlichkeiten, Governance- und Entscheidungsprozesse, Kommunikationsplan sowie Qualitäts- und Abnahmekriterien. Zusätzlich werden Annahmen, Restriktionen, Risiken und Gegenmaßnahmen, Abhängigkeiten sowie Erfolgskennzahlen beschrieben.

Der Prozess der Erstellung erfolgt meist in der Initiierungsphase in Abstimmung mit dem Auftraggeber, dem Projektteam und relevanten Stakeholdern. Das Briefing kann als eigenständiges Dokument auftreten oder als Teil des Projektauftrags beziehungsweise der Lasten-/Pflichtenhefte dienen. Es dient zudem als zentrale Referenz während der Planungs- und Umsetzungsphasen und wird regelmäßig aktualisiert, wenn sich Rahmenbedingungen ändern.

Anwendung findet das Projektbriefing in diversen Bereichen wie Unternehmensprojekten, Produktentwicklung, Marketingkampagnen, IT-Implementierungen und Forschungsprojekten. Beispiele für gute Praxis sind klare, messbare Ziele, eindeutige Abnahmekriterien, definierte Verantwortlichkeiten, realistische Zeitpläne, eine strukturierte Risikobewertung und regelmäßige Freigaben durch Sponsoren. Herausforderungen bestehen häufig in unklaren Formulierungen, unvollständigen Anforderungen oder Änderungen im Projektverlauf.