IstProzessmodelle

IstProzessmodelle sind Modelle, die den aktuellen Zustand von Geschäftsprozessen abbilden. Sie erfassen, wie Prozesse gegenwärtig tatsächlich ablaufen, einschließlich der beteiligten Tätigkeiten, Rollen, Systeme, Datenflüsse und Schnittstellen. Als Ist-Dokumentation dienen sie als Baseline für Prozessverbesserung, Complianceprüfungen und die Abstimmung von IT-Lösungen mit dem operativen Geschäft. Im Unterschied zu Soll-Prozessmodellen zeigen IstProzessmodelle, welche Abläufe tatsächlich existieren und wo Abweichungen, Doppelarbeiten oder Engpässe vorkommen.

Inhalt und Notation von IstProzessmodellen umfassen typischerweise Prozessschritte, Akteure, Eingaben, Ausgaben, Entscheidungspunkte, Informationen, verwendete Tools und Systeme sowie messbare Kenngrößen. Häufig verwendete Notationen sind BPMN, Flussdiagramme, UML-Aktivitätsdiagramme oder Wertstromkarten. Ziel ist es, Transparenz über den vorhandenen Ablauf zu schaffen und eine nachvollziehbare Grundlage für Veränderungen zu liefern.

Die Erstellung erfolgt meist durch Prozessaufnahme: Interviews mit Prozessverantwortlichen, Workshops, Beobachtung von Arbeitsabläufen, Analyse relevanter Dokumente und Systemlogs. Modelle werden iterativ erstellt, validiert und versioniert sowie regelmäßig aktualisiert, um Veränderungen abzubilden. Es empfiehlt sich, das Modell als gemeinsames, gepflegtes Artefakt in Governance-Prozessen zu verankern.

Typische Einsatzfelder sind Prozessoptimierung, Digitalisierung und Automatisierung, Systemharmonisierung, Compliance-Checks und Schulung/Onboarding. IstProzessmodelle liefern eine fundierte Grundlage für Soll-Modelle, Zielbild-Definitionen und Prozesskennzahlen. Sie können auch als Input für Process Mining dienen, um Abweichungen zwischen dem Ist-Zustand und dem tatsächlichen Verhalten weiter zu analysieren. Herausforderungen umfassen unvollständige Informationen, Komplexität, Variabilität und die Notwendigkeit regelmäßiger Aktualisierung.