Institutsarchiven

Institutsarchiven sind archivarische Einrichtungen, die die Unterlagen eines bestimmten Instituts oder einer Forschungsinstitution sammeln, bewahren und zugänglich machen. Dazu gehören Verwaltungsunterlagen wie Korrespondenz, Sitzungsprotokolle, Haushalts- und Personalakten, sowie fachliche Unterlagen aus der Forschungsarbeit wie Laboraufzeichnungen, Rohdaten, Entwürfe, Publikationsmaterialien und interne Berichte. Auch audiovisuelle Materialien und digitale Bestände können enthalten sein.

Zweck und Nutzen der Institutsarchive liegt darin, das institutionelle Gedächtnis zu sichern, Forschungen zur Geschichte der Einrichtung zu ermöglichen, Transparenz und Rechenschaftspflicht zu unterstützen und Quellen für die Wissenschaftsgeschichte der Institution bereitzustellen. Sie dienen zudem der Provenienzklärung von Dokumenten und der Nachverfolgung von Entscheidungsprozessen innerhalb des Instituts.

Organisation und Betrieb richten sich nach archivfachlichen Prinzipien. In der Regel betreut eine Archivabteilung oder ein Archivverantwortlicher die Bestände und folgt der Provenienz- und Originalorder-Pflege. Die Bestände werden durch Findmittel, Verzeichnisse und Metadaten erschlossen und oft auch digital zugänglich gemacht. Zugänge können durch Datenschutz- und Vertraulichkeitsregelungen eingeschränkt sein; manche Unterlagen sind erst nach Fristen oder Embargos verfügbar.

Bezug zu anderen Archiven besteht insbesondere zur Zusammenarbeit mit Universitäts-, Landes- oder Facharchiven. Institutsarchive arbeiten häufig mit übergeordneten Archivinstitutionen zusammen, nutzen gemeinsame Standards und speichern digitale Bestände in institutionellen Repositorien. Typische Standards umfassen Metadatenformate und Archivstrukturen wie EAD oder Dublin Core, um Orientierung und Langzeiterhaltung zu gewährleisten.

Trends umfassen die Digitalisierung born-digitaler Bestände, Langzeitarchivierung, die Entwicklung von Finding Aids und die Öffnung von Teilen des Archivs für die Öffentlichkeit, um den Zugang zu wissenschaftlicher Geschichte zu fördern.