Handelsrechnungen

Eine Handelsrechnung, im deutschen Sprachraum oft als Handelsrechnung oder kommerzielle Rechnung bezeichnet, ist ein formelles Abrechnungsdokument, das der Verkäufer dem Käufer ausstellt. Sie dient als Zahlungsaufforderung, Nachweis der Transaktion in der Buchführung und, insbesondere im grenzüberschreitenden Handel, als Grundlage für Zollabfertigung und Steuerfestsetzung.

Zu den typischen Inhalten gehören: Rechnungsnummer und -datum, Angaben zu Verkäufer und Käufer (Namen, Adressen, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bzw. Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer), Liefer- oder Leistungsdatum, eine detaillierte Waren- oder Leistungsbeschreibung, Menge, Einzelpreis, Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und -betrag sowie der Gesamtrechnungsbetrag in der Währung. Zusätzlich sollten Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen (Incoterms), Referenzen zu Auftrag oder Vertrag und ggf. Angaben zur Bankverbindung enthalten sein. Bei internationalen Lieferungen sind oft HS-Code, Ursprungsland, Netto- und Bruttogewicht sowie Verpackungsangaben erforderlich.

Zweck im internationalen Handel: Die Handelsrechnung ermöglicht dem Importeur die Prüfung von Zöllen, Steuern und Einfuhrvorschriften sowie dem Zoll die Festsetzung von Abgaben. Sie dient auch als Grundlage für Buchführung, Bilanzierung und Umsatzsteuervoranmeldungen.

Rechtlicher Rahmen: In der Europäischen Union gelten Anforderungen an Rechnungen im Rahmen der Mehrwertsteuer sowie Aufbewahrungspflichten und gesetzliche Vorgaben zu der Form elektronischer Rechnungen. Proforma-Rechnungen unterscheiden sich grundsätzlich von Handelsrechnungen, da sie unverbindliche Ankündigungen darstellen; eine Handelsrechnung ist die offizielle Forderung nach Zahlung.