Geschäftsbriefe

Geschäftsbriefe sind formelle schriftliche Mitteilungen im geschäftlichen Verkehr zwischen Unternehmen, Institutionen oder Kunden und Unternehmen. Sie dienen der Kommunikation von Angeboten, Aufträgen, Bestätigungen, Reklamationen und anderen kaufmännischen Belangen. Der Begriff wird vor allem im deutschsprachigen Raum verwendet; ähnliche Standards gelten in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Aufbau und Format: Ein Geschäftsbrief enthält üblicherweise Absender, Empfänger, Datum, Betreff, Anrede, Text, Grußformel, Unterschrift und ggf. Anlagen. Die DIN 5008 regelt Layout und Schreibweisen (Randabstände, Schrift, Zeilenabstand). Viele Unternehmen folgen eigenen Hausstandards oder erstellen PDF-Dokumente, die auf dem Briefpapier oder als Anhang versendet werden.

Inhalt und Typen: Typische Schreiben sind Angebote, Auftragsbestätigungen, Liefer- oder Rechnungs- sowie Mahnschreiben, Reklamationen oder Kündigungen. Der Stil ist formell, präzise und sachlich; der Betreff fasst den Inhalt zusammen. Übliche Formulierungen richten sich nach dem Zweck, z. B. „hiermit“, „wir bitten um …“, „bitte um Rückmeldung“.

Sprache und Stil: Geschäftliche Kommunikation zeichnet sich durch Klarheit, Höflichkeit und Vermeidung überflüssiger Informationen aus. Kürzere Sätze, sachliche Begriffe und eine eindeutige Forderung oder Vereinbarung sind typisch.

Digitalisierung: Mit E-Mail und elektronischen Dokumenten hat sich der Geschäftsbrief weiterentwickelt. E-Mails nutzen ähnliche Strukturen, setzen aber oft kürzere Texte und eine aussagekräftige Betreffzeile voraus. Rechtliche Anforderungen und Archivierung richten sich nach nationalen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien.