Einkaufsaufträge

Ein Einkaufsauftrag, auch Bestellauftrag genannt, ist ein formales Beschaffungsdokument, mit dem ein Unternehmen einen Lieferanten anweist, bestimmte Güter oder Dienstleistungen zu liefern. Er konkretisiert Bedarf, Menge, Liefertermin, Preis und Konditionen und dient als rechtsverbindliche Grundlage für die Beschaffung.

Ein Einkaufsauftrag enthält typischerweise Angaben zu Lieferant, Bestellnummer, Positionen (Artikelbezeichnung, Menge, Preis), Liefer- und Zahlungsbedingungen, Lieferadresse, ggf. Incoterms, Referenzen auf Verträge oder Rahmenvereinbarungen sowie Freigabeinformationen und Fristen. Durch die Annahme des Lieferanten wird aus dem Einkaufsauftrag meist ein verbindlicher Kaufvertrag.

Arten von Einkaufsaufträgen umfassen Standard-Einkaufsaufträge für einzelne Lieferungen, Rahmen- oder Rahmenverträge sowie Blanket- oder Daueraufträge, die mehrere Bestellungen über einen Zeitraum ermöglichen. Elektronische Einkaufsaufträge (E-Procurement) werden häufig über ERP-Systeme, EDI oder XML übertragen.

Im Beschaffungsprozess entsteht ein Einkaufsauftrag typischerweise aus einem Bedarfsmittel, einer Bestellanforderung oder einem MRP-Vorschlag. Nach Freigabe wird der Auftrag an den Lieferanten gesendet, Waren oder Leistungen werden geliefert, der Wareneingang wird erfasst, die Rechnung erstellt und bezahlt. Einkaufsaufträge erhöhen Transparenz, Ausgabenkontrolle und Auditierbarkeit und reduzieren Mängel durch Standardisierung, bergen aber Risiken wie Stammdatenfehler oder Verzögerungen.