DokumentenmanagementLösungen

Dokumentenmanagementlösungen (DMS) sind Software-Systeme zur Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Bereitstellung digitaler Dokumente und Informationen. Sie unterstützen Organisationen bei der Strukturierung von Dateien, der Reduzierung papierbasierter Prozesse sowie der langfristigen Archivierung und dem Auditpfad.

Zu den Kernfunktionen gehören Dokumentenerfassung (Scan, Import), Metadaten- und Volltextsuche, Versionierung und Check-in/Check-out, Rollenkonzepte und Zugriffskontrollen, Dokumentenarchitektur (Ordnerstrukturen, Taxonomien), Retention/Archivierung, Workflows, Benachrichtigungen, Audit-Logs sowie Integrationen über APIs.

Typische Einsatzbereiche sind Rechnungs- und Vertragsmanagement, Personalakten, Projektakten sowie die Aktenführung in Behörden. Vorteile sind bessere Auffindbarkeit, Zeit- und Kostenersparnis, verbesserte Compliance durch nachvollziehbare Prüfpfade, Datenschutz und Zusammenarbeit. Deployment-Modelle reichen von On-Premise über Cloud bis Hybrid; oft kommen OCR, PDF/A-Archivierung und elektronische Signaturen zum Einsatz.

Bei der Auswahl sollten Skalierbarkeit, Integrationsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit, Langzeitarchivierung und Migrationserfordernisse berücksichtigt werden. Wichtige Aspekte sind Datenschutz, regelmäßige Compliance-Prüfungen, Audit-Fähigkeiten und Support. Typische Herausforderungen umfassen die Migration vorhandener Daten, Benutzerakzeptanz und Kostenkontrolle.