Dokumentenbanken

Dokumentenbanken sind Repositorien oder Archivräume, die Dokumente sammeln, sicher verwahren und der Öffentlichkeit oder Fachkreisen zugänglich machen. Der Begriff umfasst sowohl physische Bestände in Bibliotheken, Archiven und Museen als auch digitale Sammlungen in elektronischen Repositorien.

Zweck ist die langfristige Aufbewahrung, Nachweisführung der Herkunft und die erleichterte Auffindbarkeit der Dokumente. Typische Aufgaben umfassen Provenienz- und Nutzungsmanagement, Überlieferungssicherung, Metadatenerfassung, Digitalisierung und Langzeitarchivierung. Zugriffsrechte, Urheber- und Datenschutzregelungen sowie gewährte Nutzungsbedingungen bestimmen, wer was sehen oder herunterladen darf.

Digitale Dokumentenbanken verwenden Standards und Protokolle wie Dublin Core oder METS/ALTO für Metadaten, OAI-PMH für den Austausch und Strategien zur bit- und formatübergreifenden Langzeitarchivierung (z. B. Audit-Trails, Prüfsummen). Organisatorisch können sie institutionell, fachspezifisch oder national angelegt sein.

Anwendungsbeispiele finden sich in National- und Universitätsarchiven, Behörden- und Forschungsinstituten, sowie öffentlichen digitalen Bibliotheken. Forschungsinstitute betreiben oft institutionelle Repositorien, in denen Berichte, Preprints oder Sammlungen veröffentlicht werden. Öffentliche Projekte nutzen Dokumentenbanken, um Quellen, Dokumente und Rechtsvorschriften dauerhaft zugänglich zu machen.

Sie stehen vor Herausforderungen wie Urheberrechtsfragen, Datenschutz, Technologiewechseln, Kosten und der Notwendigkeit von nachhaltigen Archivierungsstrategien. Die Entwicklung von interoperablen Standards und offenen Repositorien hat dazu beigetragen, den Zugriff auf historische und aktuelle Dokumente zu verbessern.