Documentbeoordeling

Documentbeoordeling is het systematisch evalueren van documenten om te bepalen of zij voldoen aan vastgestelde normen, wettelijke vereisten en organisatorische doelen. Het doel is betrouwbaarheid, nauwkeurigheid en naleving te waarborgen, de bruikbaarheid voor de doelgroep te vergroten en de traceerbaarheid van informatie te verbeteren.

Belangrijke aspecten zijn inhoud, structuur, metadata, versiebeheer, leesbaarheid en beveiliging. Tijdens de beoordeling wordt gekeken naar volledigheid, juistheid, actualiteit, relevantie, consistentie en naleving van privacy- en beveiligingsvereisten. Ook de vormgeving en duidelijkheid van toelichtingen kunnen meetellen.

Proces: een gebruikelijke beoordeling kent fasen zoals planning en afbakening, feitelijke beoordeling door reviewers, feedback en correcties, goedkeuring en archivering of publicatie. Documenten krijgen zo een duidelijke status, bijvoorbeeld in concept, gereed voor goedkeuring of definitief.

Typen en rollen: er bestaan interne beoordelingen, externe controles, redactionele beoordelingen en compliance-audits. Betrokken partijen zijn auteurs, reviewers, kwaliteitsmedewerkers en het documentbeheerteam.

Standaarden en kaders: normen zoals ISO 9001 voor kwaliteitsmanagement, ISO 15489 voor records management en privacywetgeving (AVG/GDPR) kunnen van toepassing zijn, afhankelijk van context en sector.

Uitkomsten: het resultaat is een bevindingenrapport met aanbevelingen, een duidelijke besluitvorming over goedkeuring of revisie en updates van het document en de bijbehorende metadata. Uitdagingen zijn onder meer verouderde informatie, inconsistentie, gebrekkig versiebeheer, privacy- en vertrouwelijkheidszorgen en tijdsdruk.