Documentatiebeleid

Documentatiebeleid is een formeel kader met regels en procedures voor het creëren, vastleggen, opslaan en delen van documenten binnen een organisatie. Het bestrijkt zowel documenten als records en de bijbehorende metadata en heeft als doel betrouwbaarheid, toegankelijkheid, naleving en continuïteit te waarborgen.

Het beleid omvat de reikwijdte van documenten, de gewenste governance en de levenscyclus van documenten: creatie, beoordeling, goedkeuring, publicatie, onderhoud en vernietiging. Het legt verantwoordelijkheden vast, definieert toegangsrechten en stelt bewaartermijnen en privacyregels vast.

Belangrijke onderdelen zijn: eigenaarschap en rollen; processen voor creatie, beoordeling, goedkeuring en publicatie; metadata-standaarden en templates; versiebeheer en wijzigingslogboeken; centrale opslag en back-up; toegangsbeveiliging; bewaartermijnen en archivering; zoekbaarheid en interoperabiliteit.

Verantwoordelijkheden zijn per rol toebedeeld aan documenteigenaar, auteur, reviewer, goedkeurder en documentbeheerder. Het beleid bevordert training, periodieke evaluatie en naleving door audits en meldingsprocedures.

Het documentatiebeleid sluit aan bij bredere kwaliteits- of compliancekaders en vereist naleving van relevante wet- en regelgeving, zoals privacywetgeving en archiveringswetten. Het kiest standaardformaten, templates en metadata-schema's en stimuleert consistente werkwijzen en herbruikbaarheid.

Daarnaast is toegankelijkheid belangrijk: geautoriseerde medewerkers hebben snel toegang tot de juiste documenten via een gecentraliseerde oplossing; privacy en beveiliging worden gewaarborgd door controles en logging. Periodieke evaluatie en verbetering van het beleid zijn nodig.

Beleidsevaluatie en monitoring: KPI's zoals doorlooptijd, naleving, zoekbaarheid en auditresultaten worden gemeten; het documentatiebeleid wordt regelmatig herzien op basis van feedback en veranderende behoeften.