Complianceohjelma

Complianceohjelma on organisaation hallinnollinen kokonaisuus, jonka tarkoituksena on varmistaa toiminnan lainmukaisuus, säädösten noudattaminen ja eettisten normien toteutuminen. Sen tavoitteena on ehkäistä ja havaita sääntöjen rikkomuksia, hallita juridisia ja taustariskejä sekä tukea organisaation mainetta, vastuita ja pitkäjänteistä toimintakykyä. Complianceohjelma on yleensä riskiperusteinen ja rakentuu hallinnon sekä käytäntöjen kokonaisuudelle, jota päivitetään säännöllisesti vastaamaan muuttuvaa sääntelyä ja liiketoiminnan tarpeita.

Keskeiset elementit ovat: hallinto ja vastuut, kuten riippumaton compliance-koordinaattori tai -johtaja sekä selkeät pelisäännöt; riskien kartoitus ja politiikkojen sekä ohjeiden laatiminen; koulutus ja viestintä henkilöstölle sekä sidosryhmille; kontrollit, valvonta ja auditointi sekä jatkuva monitorointi; ilmoitus-, tutkinta- ja korjaavat toimenpiteet sekä dokumentointi ja arkistointi; sekä kolmannen osapuolen due diligence ja hankintaketjujen hallinta. Näiden osien tarkoituksena on luoda näkyvyys ja vastuu toiminnassa sekä tarjota keinoja reagoida rikkomuksiin.

Complianceohjelman rakentaminen voi nojautua kansainvälisiin standardeihin, kuten ISO 37301, sekä sisäisiin menettelyihin ja suosituksiin. Hyödyt ovat riskien vähentäminen, oikeudellisten seurausten todennäköisyyden väheneminen, henkilöstön sitoutuminen ja parempi maine sekä parempi päätöksenteko. Haasteita ovat resursointi, yrityskulttuuri, sääntelyn nopea muutos sekä kumppanien, erityisesti toimittajien, riskien hallinta. Onnistuminen edellyttää ylimmän johdon tukea, selviä vastuita, tehokasta raportointia sekä jatkuvaa parantamista.

Implementointi alkaa riskikartoituksella, politiikkojen laatimisella ja koulutusohjelmalla, sekä määrittämällä valvonta- ja raportointimekanismit. Käytännön toteutus sisältää säännölliset sisäiset auditoinnit, incidenttien hallinnan, korjaavat toimenpiteet ja seurannan sekä sisäisen ja ulkoisen raportoinnin mahdollisuudet.