arkistointi

Arkistointi on tiedonhallinnan osa-alue, jossa organisaatio kerää, luokittelee, säilyttää ja hallinnoi pysyvästi materiaalia, jota pidetään käytettävänä pitkäaikaisesti. Arkistoinnin tarkoituksena on turvata todistusarvo, oikeellisuus sekä kulttuuriperinnön säilyminen ja mahdollistaa jälkikäteen tehtävä tutkimus, viranomaistoiminnan jatkuvuus sekä päätösten läpinäkyvyys.

Tyypit: Fyysinen arkistointi koskee paperidokumentteja, karttoja ja esineitä; digitaalinen arkistointi käsittää sähköiset aineistot kuten asiakirjat, sähköpostit ja verkkosivut. Digitaalinen arkistointi vaatii erityistoimenpiteitä kuten metatietojen hallintaa, tallennusformaatteja ja säilytystehtäviä, jotta aineisto säilyy käytettävissä teknisen kehityksen mukana.

Prosessi sisältää aineiston luokittelun, tunnisteet ja metatietojen keräämisen, tallennusstrategian sekä varmuuskopioinnin ja säilyttämisen. Keskeisiä periaatteita ovat aineiston eheys, aitous ja pitkäaikainen saavutettavuus sekä muotojen ja käyttöoikeuksien hallinta.

Standardit ja viitekehykset: Kansainvälisesti arkistointia ohjaavat muun muassa ISO 15489 Information and documentation – Records management sekä OAIS Open Archival Information System. Lisäksi painotetaan metatietojen hallintaa (ISO-standardit). Kansallisella tasolla Suomessa Kansallisarkisto antaa ohjeita julkishallinnon arkistoinnista; arkistolainsäädäntö ja käytännöt ohjaavat toimintaa.

Tekninen näkökulma: Digitaalinen säilyttäminen vaatii bittivirran eheyden varmistamista, formaattimuunnoksia, migraatioita sekä säännöllisiä tarkistuksia. Monissa organisaatioissa on useita kopioita eripuolilla sijainneissa säilytysratkaisuissa sekä suunnitelmat formaattien tulevaa tukemista varten.

Saavutettavuus ja oikeudet: Arkistoidun aineiston käyttöoikeudet sekä yksityisyyden suoja on huomioitava. Julkisen aineiston osalta pyritään avoimuuteen ja löydettävyyteen, mutta arkaluontoiset tiedot käsitellään asianmukaisesti. Arkistointi on vastuullinen toimintaa, jolla varmistetaan tiedon pitkäikäinen hyödyntäminen.