tiedonhallinnan

Tiedonhallinta on organisaation kokonaisvaltainen toiminta, jolla hallitaan tietovarannot niiden koko elinkaaren ajan. Siihen kuuluvat tiedon luominen, tallentaminen, luokittelu, käyttö, jakaminen sekä säilytys- ja hävittämisratkaisujen toteuttaminen. Tavoitteena on taata oikea-aikainen käytettävyys, eheys ja luottamuksellisuus sekä tukea päätöksentekoa ja säädösten noudattamista.

Keskeisiä osa-alueita ovat hallinto- ja politiikkakehys, tiedon arkkitehtuuri ja metatieto, luokitusjärjestelmät sekä elinkaaren hallinta. Digitaalisten tieto-ainesten lisääntyessä mukaan otetaan sähköiset dokumentit, sähköposti, tietokannat ja metatieto. Käytön ja jakamisen oikeudet sekä tietoturva on määritettävä ja valvottava.

Elinkaaren hallinta kattaa luomisen, käytön, säilyttämisen, arkistoinnin ja hävittämisen. Hyvin hoidettuna tiedonhallinta varmistaa tiedon aitouden ja eheyden sekä suojaa yksityisyyttä ja luottamuksellisuutta. Se parantaa läpinäkyvyyttä ja helpottaa tiedon löytämistä sekä uudelleenkäyttöä.

Kansainväliset standardit kuten ISO 15489 ja ISO 30301 antavat rakenteen toteutukselle. Tietosuoja-asetus (GDPR) sekä sektorikohtaiset säädökset vaikuttavat säilytysajoista ja oikeuksista. Organisaatioissa tiedonhallintaa toteutetaan usein tietohallinnon, asiakirjahallinnon tai tietosuojavastaavien roolien avulla.

Hyödyt ovat parempi päätöksenteko, riskien hallinta, oikeudellinen suojelu, toimintavarmuus ja kustannussäästöt sekä tiedon uudelleenkäyttö. Tiedonhallinta on jatkuva kehitettävä prosessi, joka vaatii johdon tukea, selkeät politiikat ja resursoinnin.